UPDATE: Das FINMA-Rundschreiben 16/7 über die Video- und Online-Identifizierung

April 18, 2016 10:29 am

Am 18. März 2016 ist das FINMA-Rundschreiben 16/7 über die Video- und Online-Identifizierung (RS-FINMA 16/17)in Kraft getreten, nachdem vom 21. Dezember 2015 bis 18. Januar 2016 eine öffentliche Anhörung zum Entwurf des Rundschreibens von der FINMA durchgeführt wurde (Siehe BR-News vom 14. März 2016). Insgesamt haben sich 29 Personen und Institutionen mit einer Stellungnahme an der Anhörung beteiligt. Die FINMA stellte in ihrem Bericht über die Anhörung fest, dass die Teilnehmer die Vorlage generell positiv aufgenommen haben. Obwohl die vorgenommenen Anpassungen nicht grundlegender Natur sind, dürften die Präzisierungen, Klarstellungen oder Ergänzungen für betroffene Unternehmen von Interesse sein.

Ausgangslage (Siehe BR-News vom 14. März 2016)

Bisher war die Regulierung im Bereich der Bekämpfung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung primär für analoge Geschäftsbeziehungen vorgesehen, insbesondere was die Identifizierung der Vertragspartei und die Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen anbelangt.

Am 1. Januar 2016 ist die überarbeitete Geldwäschereiverordnung (GwV) in Kraft getreten. Diese erlaubt nun der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (FINMA), neue Technologien zu berücksichtigen. Um die aufsichtsrechtlichen Rahmenbedingungen dafür zu schaffen, hat die FINMA einen Regelungsentwurf für die Video- und Online-Identifizierung erlassen.

Zweck des Rundschreibens ist die Auslegung der Sorgfaltspflichten nach dem revidierten Geldwäschereigesetz (nachfolgend GwG) und Ausführungsbestimmungen (GwV-FINMA, VBS 16, Reglement SRO-SVV) im Hinblick auf die immer häufiger digital agierenden Finanzdienstleister. So soll die Auslegung der massgebenden Artikel der GwV-FINMA im „digitalen Kontext“ klarer werden.

Neue Medien für die Identitätsprüfung: Video- und Online-Identifizierung

Ein Grundsatz der Geldwäschereigesetzgebung ist die Identifizierung der Vertragspartei bei Aufnahme einer Geschäftsbeziehung (Art. 3 GwG, Art. 44 GwV-FINMA, Art. 4 ff. VSB und Art. 3 ff. Reglement SRO SVV). Eine natürliche Person konnte bisher auf zwei Wege Identifiziert werden:

  1. Durch die persönliche Vorsprache des Kunden beim Finanzintermediär, der eine Kopie eines amtlichen Ausweises mit Identitätsfoto erstellt und diese archiviert (Art. 45 GwV-FINMA, Art. 9 VSB 16, Art. 4 Abs. 1 Bst. a R SRO SVV).
  2. Durch Aufnahme der Geschäftsbeziehung auf dem Korrespondenzweg. Hier wird eine echtheitsbestätigte Kopie eines Identifikationsdokuments zugestellt und die Wohnsitzadresse des Kunden durch Postzustellung überprüft.

Mit der Revision der GwV-FINMA wurde erreicht, dass mit der Entwicklung von neuen Technologien, die eine gleichwertige Sicherheit für die Umsetzung der Sorgfaltspflichten bieten, Schritt gehalten kann: So wird nun die elektronische Identitätsprüfung und Aufnahme der Geschäftsbeziehung in Echtzeit möglich. Die Videoidentifizierung erlaubt es, den Kunden per Videoübertragung zu Identifizieren und wird unter bestimmten Voraussetzungen der sog. persönlichen Vorsprache gleichgestellt.

  1. Videoidentifizierung: Wesentliche Merkmale gemäss definitivem RS-FINMA 16/17

Die Identifizierung erfolgt mittels audiovisueller oder audio-Kommunikation in Echtzeit (live): Die vom Finanzintermediär eingesetzten technischen Hilfsmittel müssen geeignet sein, umeine sichere Übertragung sowie das Auslesen und die Entschlüsselung der Informationen, die sich in der maschinenlesbaren Zone (MRZ) der Identifizierungsdokument befinden, zu gewährleisten.

  • Dies bedeutet, dass sich Bild- und Tonqualität eignen müssen, um eine einwandfreie Identifizierung zu ermöglichen. Hier wurde das Rundschreiben angepasst: Der Finanzintermediär kann allenfalls (und ist nicht mehr dazu gezwungen) technische Mittel einsetzen, um die Lichtverhältnisse für die Erstellung von Lichtbilder (welche für die Identifizierung erforderlich sind; siehe unten) zu kompensieren. Vor Beginn des Online-Gesprächs muss der Finanzintermediär indes das ausdrückliche Einverständnis der Vertragspartei über die Durchführung der Audio- und/oder Videoidentifizierung und deren Aufzeichnung einholen.

Der Prozess zur Aufnahme der Geschäftsbeziehung soll vom Finanzintermediär über Online-Kanäle derart gestaltet werden, dass er die Angaben der Vertragspartei nach Art. 44 und 60 GwV-FINMA bereits vor dem Online-Identifizierungsgespräch elektronisch erfassen kann. In der Folge überprüft der Finanzintermediär die Angaben im Rahmen des Online-Identifikationsprozesses anhand von geeigneten technischen Hilfsmitteln oder bestimmten Fragen.

  • Mitarbeitende des Finanzintermediärs müssen für die Identifizierung der Vertragspartei angemessen ausgebildet werden, so dass das Gespräch zur Identifizierung der Vertragspartei analog eines der durch den Finanzintermediär erstellten Prozesses zur Durchführung des Identifizierungsgesprächs und des Gesprächsleitfadens richtig umgesetzt werden kann.

Darüber hinaus erstellt der Finanzintermediär – auch während der Videoübertragung – Lichtbilder vom Identifizierungsdokument (alle relevanten Seiten müssen abgebildet sein) und von der Vertragspartei selbst. Der Finanzintermediär überprüft diesbezüglich:

  • die Übereinstimmung der erstellten Lichtbilder der Vertragspartei mit dem Bild auf dem Identifizierungsdokument;
  • die Echtheit der Identifizierungsdokumente (kumulativ):
  • durch das maschinelle Auslesen und Entschlüsseln der Informationen in der MRZ;
  • durch die Auswertung eines von mehreren optisch variablen Merkmalen des Identifizierungsdokuments (bspw. Kinegramm).
  • die Übereinstimmung der Angaben auf dem Identitätsdokument mit den von der Vertragspartei (zum Zeitpunkt der Eröffnung der Geschäftsbeziehung) angegebenen Daten.

Der Finanzintermediär hat die Identität der Vertragspartei auch mittels einer Transaktionsnummer (TAN) oder einer ähnlichen Methode zu verifizieren. Das Identifizierungsverfahren, die Aufzeichnungen des Identifizierungsgesprächs und die Lichtbilder des Identitätsdokuments sowie der Vertragspartei selbst sind zu dokumentieren und zu archivieren.

Sollten die obgenannten Voraussetzungen nicht erfüllt werden, oder ein Hinweis auf erhöhte Risiken vorliegen (siehe Rz. 18-22 des Rundschreibens), bricht der Finanzintermediär den Identifizierungsvorgang ab.

Die Aufnahme der Geschäftsbeziehung mit juristischen Personen und deren Videoidentifizierung laufen grundsätzlich gleich ab, allerdings mit zusätzlichen Voraussetzungen. Letztere kann man den Rz. 23-28 unter Buchstabe B. des Rundschreibens entnehmen.

  1. Online-Identifizierung: Wesentliche Merkmale gemäss definitivem RS-FINMA 16/17

Hierunter fallen Sachverhalte, die nicht der persönlichen Vorsprache gleichgestellt werden.

Neu ist eine erstellte Kopie des Identifizierungsdokuments grundsätzlich der einfachen Ausweiskopie gleichgestellt. Der Kunde kann dem Finanzintermediär die Kopie auch auf elektronischem Weg (Upload oder E-Mail) zustellen.

Solche elektronisch erstellten Kopien von Identifizierungsdokumenten können aber auch – unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen – der echtheitsbestätigten Ausweiskopie gleichgestellt werden. Die genauen Voraussetzungen der jeweiligen Verfahren sind im Rundschreiben beschrieben: Unter Rz. 32-37: Elektronische Ausweiskopie mit Echtheitsprüfung durch den Finanzintermediär; unter Rz. 38-39: Elektronische Ausweiskopie mit qualifizierter elektronischer Signatur, Rz. 40-41: Digitale Echtheitsbestätigung oder unter Rz. 42-44: Bestimmungen für juristische Personen.

Erklärung über die wirtschaftliche Berechtigung

Die Art. 59 ff. GwV-FINMA enthalten die Voraussetzungen für die Erklärung über die wirtschaftlich berechtigte Person an Vermögenswerten. Im Kontext der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen über Online-Kanäle ist die Erklärung insbesondere dort erforderlich, wo keine Gleichstellung zur persönlichen Vorsprache vorliegt oder wo zusätzliche Abklärungen bei erhöhten Risiken, dem Vorliegen von Zweifeln oder einem Wechsel der wirtschaftlichen Berechtigung das Einholen einer diesbezüglichen Erklärung notwendig machen.

Im Rahmen des Eröffnungsantrags kann der Finanzintermediär die Erklärung der Vertragspartei über die wirtschaftlich berechtigte Person mittels eines Online-Formulars mit qualifizierter elektronischer Signatur (Bundesgesetz über die elektronische Signatur – ZertES) als Bestätigung einholen. Im Rahmen der Video- und Online-Identifizierung kann die Bestätigung der Vertragspartei auch mittels TAN oder einer ähnlichen Methode übermittelt werden. Möglich wäre auch, dass die Vertragspartei ein physisches Formular als Erklärung über die wirtschaftlichen Berechtigung ausdruckt, ausfüllt und elektronisch (eingescannt oder abgebildet) zurücksendet. Der Finanzintermediär vergleicht die Unterschrift auf dem Formular dann mit derjenigen auf dem Identifizierungsdokument. Ferner dokumentiert er die elektronische Übermittlung des Formulars und nimmt beides zu seinen Akten.

Im definitiven Rundschreiben wurde überdies darauf hingewiesen, dass die vorliegenden Ausführungen für die Erklärung über die wirtschaftlich berechtigte Person an nicht börsenkotierten operativ tätigen juristischen Personen und Personengesellschaften nach Art. 56 ff. GwV-FINMA gelten sowie für die Erklärung im Zusammenhang mit Personenverbindungen, Trusts und anderen Vermögensenheiten nach 64 GwV-FINMA. Ausserdem gelten sie für die Erklärung zum Versicherungsnehmer bzw. Prämienzahler.

Beizug Dritter

Gemäss Art. 28 und 29 GwV-FINMA darf der Finanzintermediär auch aussenstehende Personen und Unternehmen mit der Durchführung der Identifizierung der Vertragspartei und der Überprüfung der wirtschaftlich berechtigten Person beauftragen. Der Finanzintermediär muss überprüfen, dass der Beauftragte die fachlichen Kenntnisse und technischen Mittel in Bezug auf die Identitätsdokumente hat. Der Finanzintermediär muss von der beauftragten Person oder vom Unternehmen Fotografien, Bilder, Scans, audiovisuelle Aufzeichnungen, Erklärungen und Dokumente bekommen und sie zu seinen Akten nehmen. Im Bericht der FINMA über die Anhörung vom 21. Dezember 2015 bis 18 Januar 2016 zum Entwurf des Rundschreibens, wurde präzisiert, dass beim Beizug Dritter die FINMA-Rundschreiben 2008/7 Outsourcing Banken und 2008/21 „Operationelle Risiken Banken“ sinngemäss zu beachten sind.

Wie geht es weiter?

Die FINMA betont im Bericht, dass sie die technologischen Entwicklungen am Markt weiterverfolgen wird und falls nötig Anpassungen vornehmen wird.

Weitere Informationen:

Ansprechpartner: Adrian Süess

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